授权管理是合同管理的重要环节

案情简介

2003年4月，A公司某项目经理部与B公司签订了加工定作合同，约定B公司帮该项目经理部加工橡胶制品若干，合同中特别约定：”货款必须按合同所约定的账号结算，否则造成经济损失，全部由定作方（即A公司某项目经理部）承担。”合同履行中，A公司项目经理部按指定账户向B公司支付了货款10万元。2003年6月，B公司业务员C（合同经办人）在没有出具书面收款授权的情况下，要求A公司项目经理部向其付款，A公司项目经理部未严格审查，以现金方式向C支付了15万元。后C从B公司辞职。B公司拒绝承认收到业务员C的15万货款，由此引发诉讼。

裁判结果

法院一审认定，合同约定货款必须向B公司指定账户支付，B，公司未授权业务员C收款，C收款属于个人行为，因此一审判决A公司败诉，A公司向B公司支付15万元贷款、违约金和利息的义务。

管理建议

本案例反应了授权管理方面存在的问题，加强授权管理应当做到以下几点：

1、签订合同时必须要求签约双方单位的合同签订人（对方的法定代表人除外）出具书面的授权委托书，必须严格审查对方合同签订人的代理权限、代理期限等事宜。

2、合同中约定，必须支付到对方单位指定账户的，在合同履行过程中，必须严格按照约定将款项付到合同指定账户。若需要付到其他账户，必须要求对方单位出具书面的委托付款书。

3、支付合同款项时，尽量通过银行电汇或者银行票据进行，不得将现金、现金支票以及收款人一栏为空白的转账支票直接付给对方的合同经办人。

4、代债权人向其他人付款时，必须要求债权人出具书面的委托书。

5、分包单位的材料引用人，也必须是经过分包单位授权现场人员。如施工中由对方代理人以外的人，代领了材料，事后必须要求对方现场被授权人及时签订确认领用材料的数量和材料单价。

6、必须妥善保管签约单位出具的授权委托书原件。若在合同签订和执行过程中，对方提供的授权委托书是复印件或者是传真件的，一定要注意及时索要原件。

7、原则上要求项目经理部必须留存分包队伍合同签订人、材料领用人、分包工程款的领用人、分包结算签订人的有效证身份证件的复印件。